قسم الديوان

قسم الديوان

قسم الديوان في مديرية التربية والتعليم لمحافظة عجلون هو أحد الأقسام الإدارية المهمة داخل المديرية، ويتولى مهام تنظيمية وإدارية ضرورية لدعم سير العمل اليومي، ويركز بشكل أساسي على المراسلات والتواصل الإداري داخل وخارج المديرية.

قسم الديوان يعمل كحلقة وصل بين المديرية ومدارس المحافظة، ووزارة التربية والتعليم والجهات الرسمية الأخرى، ويقوم باستقبال وإدارة المراسلات من وإلى المديرية، وتوزيع الوثائق الرسمية داخل الأقسام المختلفة.

رئيس القسم: هدى حميدان المومني

ومهامه:

مسؤول عن تخطيط ومتابعة الأعمال وتقييم أداء القسم، ويشرف على سير العمل اليومي داخل القسم. ومتابعة مهام الفئة الثالثة بكافة وحداته (التصوير، المقسم، حراسة المديرية)، والمراسلين من حيث الاهتمام بنظافة مبنى المديرية بشكل عام.

أعضاء القسم ( الوارد)

هدايا محمد التل
أحلام الزغول
ازدهار حسين شقاح

أعضاء القسم ( الصادر)
د. عامر الشويات
علي فؤاد الصمادي
بيان بني عطا

مأمور التصوير: نصري المومني
مأمور مقسم: صالح المومني – سناء الربضي

المستخدمين:

قاسم تيسير المومني
محمد عبد المومني
فراس أحمد الصمادي
معاذ لطفي المومني
سكينة القضاة
وفاء علي الصمادي
وردة مصطفى العرود
ميساء محمد المصري
محمد علي المومني
بلال تيسير أبو ضلع
سامي القضاة
صالح أحمد المومني _ مأمور مقسم
سناء يعقوب الربضي_ مأمور مقسم
وائل مصطفى الصمادي __مراقب دوام
علي عبدالله الصمادي __ حارس مديرية
محمد فؤاد الصمادي __ حارس مديرية

مهام وأعمال القسم:
من المهام الأساسية التي يقوم بها قسم الديوان في المديرية ما يلي:

١_ استقبال المراسلات الرسمية:
استقبال الكتب والمعاملات الواردة من الوزارة والمدارس والجهات المختلفة.

٢_ تصدير الكتب والمراسلات الرسمية الإلكترونية إلى الوزارة والمدارس أو الجهات المعنية وتصويرها ونسخها حسب الحاجة.

٣_ تنظيم البريد:
تنظيم البريد الوارد والصادر وتوزيعه على الأقسام المعنية ضمن سجلات رسمية.

٤_توزيع المعاملات:
حفظ وتنظيم الملفات الخاصة بالمعاملات واسترجاعها عند الطلب.

٤_ الاتصال والتنسيق: التنسيق مع الجهات المتعاقد معها لصيانة الأجهزة والمعدات الفنية داخل المديرية مثل الآت التصوير .

٥_ تنظيم الاتصالات:
إدارة المقسم الداخلي للهاتف واستقبال المكالمات من الجهات المختلفة، وتحويلها للموظفين والأقسام عند الحاجة.

٦_ الحراسة:
متابعة دوام الحراس والتنسيق لتنظيم حراسة مبنى المديرية.

( أهمية قسم الديوان في العمل الإداري)........

يعد قسم الديوان من الأعمدة الأساسية في عمل المديرية، لأنه يضمن تنظيم الوثائق الرسمية، واستقبال المراجعين، وتسهيل التواصل الإداري بين المديرية والأقسام والميدان التعليمي بشكل عام ، ما يدعم انسيابية الإجراءات وفاعلية الخدمات الإدارية.
ومن الجدير بالذكر، أن المراسلات الصادرة من المديرية أصبحت إلكترونية بنسبة ١٠٠٪ وكان لهذا الأثر الكبير في تسهيل وتسريع إنجاز المعاملات الخاصة بالمعلمين في الميدان التربوي وباقي الجهات المختصة.